Lista de sarcini poate fi cel mai bun prieten al unui om ocupat sau cel mai mare dusman al lui.

Pe de o parte, folosirea efectiva a unor liste de acest gen intareste productivitatea in mod relevant, iar sentimentul de realizare la bifarea unei sarcini indeplinite ne impinge la continuarea cu acest comportament eficient. Pe de alta parte, o lista care nu e reala sau una coordonata prost, te ameteste si iti produce un sentiment de confuzie.

Trebuie controlat ca lista pe care ai pregatit-o sa lucreze cu si nu impotriva ta. Am grupat 10 sfaturi si trucuri care te vor ajuta sa tii ritmul in munca ca un campion.

Fa-ti director/coordinator!  [N.T. –trimitere la BIBLIE]

Uneori, sarcinile de pe lista sunt împinse in partea ei de jos, deoarece a aparut o chestiune mult mai importantă/urgenta. Dar, de prea multe ori, avem tendința de a amana rezolvarea anumitor probleme și ne motivam amanarea prin prioritizare. Există o mare diferență între cele două. Pentru a vă asigura că rămâneti pe pista ce v-ati propus-o sa o parcurgeti , încercați să găsiti pe cineva care sa aibe grija să va urmareasca și asigurați-vă că vă îndepliniți obiectivele.

Prioritizarea

Ați terminat de scris lunga lista de probleme  de rezolvat?  Evidențiez trei probleme pe care le aveți in a le termina a doua zi: rămâneti productiv și concentrate si nu ceda tentatiei  de a finaliza sarcini simple doar ca să fie bifate, in locul  sarcinilor importante.

Evalueaza cât de mult timp iti va lua să finalizați fiecare sarcină

Dacă apreciați de la inceput cât timp iti va lua pentru a finaliza fiecare misiune, management-ul zilei va deveni mai eficient. De exemplu, puteți profita de timpul mort între intilniri pentru a finaliza sarcinile scurte, și sa te concentrezi pe cele  mai solicitante sarcini atunci când aveți timp să le finalizati.

Lista “a nu face”

Nu contează cât esti de organizat și de  metodic, și cat de inteligent e modul în care ai construit lista pe care o ai de rezolvat, viață iti aduce  infinite intreruperi  si distrageri de atentie. Cum sa abordezi asta: pe lângă lista ta  de “de facut” care se ocupă cu ceea ce aveti de facut, creați o listă mentală care detaliază ce să nu faceti. Această listă va va arăta comportamentele pe care trebuie sa le evitati, pentru a putea fi in stare sa finalizati sarcinile Dvs. reale. Doriti exemple? Poftim: Nu deschideți e-mail-uri înainte de ora 10 dimineata, nu manca la masa de prânz o mancare grea și nu răspunde la telefoane sau mesaje atunci când încerci să te concentrezi.

Utilizaţi agenda

Unul din cele mai eficiente moduri de a face ca lucrurile să se întâmple este de a le pune în agenda. Atunci când știi că ceva trebuie făcut, programeaza pentru asta atat timp cat ai nevoie – exact la fel ca și cu o întâlnire. În cazul în care acest lucru este un subiect care se poate rezolva rapid, fa asta în acel moment. În cazul în care acest lucru este o sarcină ce solicită mult timp, noteaz-o si blocheaza acel timp în jurnal.

Valorifica tehnologia de partea ta

Stilou și hârtia au fost folosite de către omenire pentru gestionarea listelor de sarcini de ani de zile, dar în lumea digitală în care trăim nu există nici un motiv pentru a te limita  numai la aceste instrumente. Sistemele de gestionare a sarcinilor va pot ajuta să creați liste virtuale cu termene limita, prioritizare și interdependente si inca si mai multe. Cele mai multe sisteme sunt simple, nu necesită nici o expertiză tehnică pentru a le instala sau le a folosi – și va pot crește semnificativ productivitatea.

Parcurge lista ta de la începutul și pana la sfârșitul zilei

Eliberati-va câteva minute, la sfârșitul fiecărei zile pentru a revizui lista de sarcini și a verifica ce sarcini ai finalizat. Șterge-le pe cele rezolvate. Cate probleme sunt încă deschise? Ce prioritati sunt? Organizeaza-ți lista din nou la sfârșitul zilei. A doua zi, verifica lista ordonata din calendar pentru ziua in curs și introduceți in ea toate subiectele care necesită tratament, în funcție de prioritate asa cum ai decis deja.

Concentreaza-te pe o singura sarcină la un moment dat.

De foarte multe ori introducem pe lista noastră de sarcini fiecare sarcină ce ne trece prin minte, ceea ce poate duce la o listă lungă și prea detaliată. Cheia pentru a creea o lista eficienta de sarcini de rezolvat este prioritizarea problemelor care necesită tratament, iar apoi să te concentrezi pe finalizarea unei singure sarcini la un moment dat. Nu fi-ti descurajați de lungimea listei. Începe prima misiune, finalizeaz-o,  treci la următoarea și așa mai departe.

Curata-ti lista de zi cu zi

Listă de sarcini este destinata să cuprinda numai misiuni pe termen scurt, concepute pentru a fi finalizate în termen de cel mult o săptămână, și impun  activitati distincte. Sterge din lista de sarcini toate acele insemnari care nu corespund acestei descrieri și ocupa-te de ele ca de un proiect, folosind instrumente potrivite unui management de proiect. Odată ce o sarcină este în lista de mai mult de șapte zile, este timpul să te opresti și să o reconsideri: dacă ar trebui să renunți la ea, să o transferi altcuiva sau sa o executi imediat.

Fii realist

Cel mai important lucru este de a crea o listă realistă. Cei mai mulți dintre noi tind să supraîncarce lista în mod serios și asta ne ingreuneaza lucrul si ne impiedica sa ajungem sa tratăm fiecare din subiectele menționate pana la sfârșitul zilei de lucru. Trebuie făcuta o reevaluare a așteptărilor pe care le ai fata de tine, permițându-vă să ștergeți sarcini și să va simtiti bine cu toate lucrările făcute în timpul zilei.

Postarea este bazata pe un articol publicat AICI