Începând cu 1 ianuarie 2024, fiecare firmă din România este nevoită să transmită facturile emise prin sistemul electronic RO e-Factura, pus la dispoziție de ANAF.
Această obligație le revine tuturor firmelor, indiferent de forma de organizare: SRL, PFA, PFI, SA, II, SNC etc.
Ce este E-factura?
E-factura în România reprezintă o factură electronică emisă și recepționată în format electronic, conform legislației fiscale din țară.
Aceasta înlocuiește varianta tipărită a facturii tradiționale și este emisă și stocată în format electronic, cu semnătură electronică, pentru a asigura autenticitatea și integritatea informațiilor.
Utilizarea e-facturilor poate facilita procesele administrative și reduce consumul de hârtie.
Atenție!
NU TOATE FACTURILE trebuie trimise în sistem!
Facturile ce se vor trimite în sistem vor fi facturile emise unei alte firme sau unei instituții din țară.
Ce facturi nu se trimit?
- Facturile emise unei persoane fizice
- Facturile emise unei firme din străinătate
- Facturile simplificate (ex. Bonuri ce au CUI)
Sistemul de e-facturare din România are câteva caracteristici cheie:
1. Semnătură Electronică: E-factura trebuie să conțină o semnătură electronică avansată sau calificată pentru a asigura autenticitatea și integritatea documentului.
2. Format Standard: Documentul trebuie să respecte un format standard, cum ar fi cel stabilit de către Autoritatea Națională de Administrare Fiscală (ANAF) sau alte standarde recunoscute.
3. Arhivare Electronică: E-facturile trebuie stocate electronic și arhivate în conformitate cu legislația în vigoare, pentru a asigura accesul și păstrarea acestora pe termen legal.
4. Transmitere Securizată: Procesul de transmitere a e-facturilor trebuie să fie securizat, pentru a proteja datele sensibile și a preveni accesul neautorizat.
5. Compatibilitate cu ANAF: E-facturile trebuie să fie în conformitate cu cerințele ANAF și să poată fi transmise către autoritățile fiscale într-un mod care să faciliteze procesul de verificare.
Întrebări cheie:
- Cum se poate accesa sistemul RO e-Factura?
Înregistrarea în SPV este obligatorie pentru operatorii economici care doresc să utilizeze sistemul informatic RO e-Factura prin intermediul API-ului sau al paginii web din cadrul Spațiului Privat Virtual (SPV). Aceasta poate fi efectuată în nume propriu sau prin intermediul unui reprezentant legal, a unui reprezentant desemnat sau a unui împuternicit, conform OMFP 660/2017 cu modificările și completările ulterioare.
- Cum se transmite factura electronică?
Există două opțiuni pentru a transmite facturile către RO e-Factura:
- Conectarea aplicației disponibilă la nivelul emitentului cu sistemul RO e-Factura prin intermediul unui API(Application Programming Interface) care utilizează o serie de micro-servicii.
- Utilizarea aplicațiilor puse la dispoziție în mod gratuit de către Ministerul Finanțelor.
- Cum putem realiza o astfel de înregistrare a cerificatului digital, în vederea testării?
Pentru accesarea platformei de test de la e-Factura aveți nevoie de un certificat înregistrat în SPV-ul de producție.
Bine de știut:
- Accesul în sistemul e-Factura se face prin contul SPV al firmei.
- Ai nevoie de semnătură electronică calificată.
- Facturile emise de furnizori pe numele firmei tale vor fi transmise prin acest sistem și le vei primi prin intermediul SPV.
- Facturile emise unei alte firme sau instituții din România se transmit în maxim 5 zile calendaristice începând cu data emiterii.
- Nu se vor aplica sancțiuni până la data de 30 iunie, fiind până în acel moment o perioadă de implementare.
- Începând cu data de 1 iulie se vor aplica sancțiuni fie pentru netransmiterea facturilor, fie pentru transmiterea întârziată în sistem.
- Se aplică sancțiuni pentru înregistrarea în contabilitate a facturilor netrimise prin sistemul e-Factura (în cuantum de 15% din valoarea facturii).
