Cu un minut înainte de sfârșitul anului, este momentul potrivit să adunați majoritatea angajaților, să închideți porțile magazinului și să efectuați inventarierea până la orelel mici ale nopții. Există magazine care vor efectua inventarierea o dată pe an și tocmai la sfârșitul anului după calendarul gregorian, și există magazine care vor gestiona stocul în mod sistematic pe parcursul întregului an, în ideea că stocul valorează mulți bani. Ar fi bine să vă amintiți și să înțelegeți că atâta timp cât vom ”întinde” marfa pe rafturi și o vom număra o dată pe an, pur și simplu vom irosi banii. Marea provocare este să gestionăm stocul în mod corect pe parcursul întregului an.

Gestionarea stocului în mod corect și sistematic vă poate economisi mulți bani. De ce?

1. Nu ajunjeți în situația în care produsele vă expiră – Acest parametru este de importanță pentru magazinele de comerț cu amănuntul sau companiile de cosmetice care țin produse perisabile. O gestionare corectă și monitorizare a stocului vă vor permite să nu ajunjeți în situația în care stocul își pierde valabilitatea (sau aproape expiră), situație în care sunteți nevoiți să aruncați marfă.

2. Evitați stocuri ”moarte” – O gestionare corectă a stocului vă va permite să evitați stocarea mărfurilor care nu au cerere sau care nu mai este la modă. La un moment înainte să se întâmple acest lucru, veți putea s-o scoateți și să scăpați de ea prin oferte.

3. Economisiți costurile de depozitare – depozitarea mărfurilor îi costă pe lanțuri sume mari de bani. La urma urmei, plătim mulți bani pe proprietăți imobiliare, iar cu cât vom ține stocuri mai restrânse, cu atât vom evita costurile de depozitare și vom economisi mulți bani.

Deci, cum se face corect? Am adunat pentru voi câteva tehnici excelente – puneți-le în aplicare

• Cantitate corectă și la momemntul potrivit
O gestionare corectă a stocului începe cu mult înainte de primirea mărfurilor, de aceea trebuie să realizați prognoze de vânzări cât mai exacte. Aici sunt relevante rapoartele, datele, analizele, examinarea stării economiei, ofertă și cerere, publicul țintă, etc. Datorită tehnologiei avansate, pot fi create, la câteva apăsări de buton, rapoarte corespunzătoare și astfel să planificați din timp cantitatea de marfă. Un lucru mai important este momentul plasării comenzii de marfă, care trebuie să coincidă cu sezonul, cu cererea, etc.

• Metoda First In First Out
Este vorba despre o metodă cunoscută și din alte domenii, similară cartușului unei puști. Prin această metodă, primul produs care intră în stoc este primul produs care va ieși pe rafturi. Este o metodă răspândită, deoarece ia în considerare viața de raft a produsului și perioada de valabilitate pe care ne-o acordă furnizorii pentru produse. Pe scurt, așezați în față produsele vechi, pe rafturi cât și în depozit.

• Comunicare corectă cu angajații organizației
Pentru a eficientiza gestionarea stocurilor, se recomandă crearea unui sistem de comunicare ordonat cu toți angajații magazinului/lanțului, astfel încât toți să afle ce se întâmplă. Înaintea de sosirea unui produs nou, ar vi bine să adunați angajații și să concepeți un plan de stocuri și astfel să informați diversele departamente cu privire la sosirea produsului, cum ar fi departamentul de marketing, de vânzări, gestionării de depozit, angajați relevanți aspectului, departamentul de catalogare, etc. Un astfel de plan va permite fiecărui departament să se pregătească pentru noul stoc și să-l gestioneze corespunzător. De exemplu – personalul din depozit va elibera loc, cei de la marketing vor crea campanii direcționate, șefii de departament vor face instruiri angajaților cu privire la produs ș.a.m.d.

• Viteza de reacție ca factor semnificativ în gestionarea stocurilor
Unul din cei mai importanți parametri în gestionarea stocurilor este timpul de reacție. Cu cât vom reacționa mai repede la un stoc ”blocat”, cu atât vom evita o stare de stoc ”mort”. În cel mai rău caz îl vom putea returna furnizorului dacă se permite. De asemenea, viteza de reacție are importanță și când situația este inversată – stoc care se vinde cu viteză record și care ar trebui reînnoit rapid. Pe scurt, mențineți relații bune cu furnizorii și înștiințați-i cu privire la starea stocului, pentru ca aceștia să poată să se pregătească corespunzător.

• Controalele periodice valorează mulți bani
Deja deținem tehnologia, iar tot ceea ce ne-a rămas de făcut este să o utilizăm. Se recomandă mult să stabiliți în prealabil termene pentru inventariere în sistem și să scoateți rapoarte detaliate. În paralel, o mare importanță o are efectuarea inventarierilor periodice, în cadrul cărora angajații numără fizic articolele existente, pentru a afla în mod concret ce se află efectiv pe rafturi și în depozit.